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De acuerdo con el Reglamento Interno de la Academia, la rectoría es la responsable general del funcionamiento de las áreas académicas particulares, colateralmente a la administración compete dictaminar sobre la admisión y expulsión de estudiantes.
Para la organización académico-administrativa de las actividades y programas, el director de la academia nombrará un Coordinador Denos cuyas funciones serán, junto con dirección y rectoría: a) Formular y presentar al director oportunamente los programas de actividades e informes regulares del cumplimiento de las mismas. b) Formar parte de los Consejos Consultivos y académicos de Denos. c) Conocer y resolver los problemas académico-administrativos ordinarios y supervisar el cumplimiento de las responsabilidades del personal que labore en la academia.
Una condición incluso previa al funcionamiento de la academia, será la creación de una Unidad de “Asesoría Pedagógica”, cuya responsabilidad inicial será organizar y supervisar los materiales de estudio y la formación de los asesores de los cursos. Este organismo que al principio no puede ser tan amplio, estará integrado por estudiantes con conocimiento amplio en metodología, autoaprendizaje y diseño curricular y se constituirán en un organismo único bajo la responsabilidad del Coordinador. Serán responsabilidades permanentes de la unidad de Asesoría Pedagógica las siguientes :
a) La actualización y revisión de los asesores. b) La supervisión y orientación de la elaboración de las guías de estudio. c) La orientación a los estudiantes de nuevo ingreso o no, respecto a las metodologías de autoaprendizaje y sobre los planes de estudio.
Dependiendo de la consolidación de la academia se integrarán equipos de asesores por área, encargados de elaborar y decidir colectivamente las actividades de los espacios, los criterios e instrumentos de apoyo, etc. Bajo la asesoría y supervisión de la Unidad de Asesoría Pedagógica.
También dependiendo de la evolución de la academia, se nombran responsables de área, que en combinación con la Unidad de Asesoría Pedagógica planearán y supervisarán la realización de actividades y cargas académicas. Tanto en este punto como en el anterior, y en tanto se consolide la academia, las responsabilidades de la planeación y supervisión, el establecimiento de criterios y diseño de actividades serán responsabilidad de los coordinadores de las áreas.
Por la propia naturaleza del Sistema Abierto y sobre todo para el caso de cursos teóricos, cabe esperar que la unión sea muy dispar en el tiempo, lo cual limita las actividades de trabajo colectivo de los estudiantes. Sin embargo, el trabajo colectivo es un elemento formativo muy importante, por lo cual habrá que integrar, siempre que sea posible grupos por asignaturas, grupos temáticos, o cualquier otra forma de trabajo colectivo, bajo la responsabilidad de un asesor o grupo de asesores.
En cuanto la academia se centra en el autoestudio los alumnos serán los responsables directos de su propio aprendizaje. Apoyándose en los materiales de estudio y las asesorías
Los instrumentos fundamentales para la dirección del autoaprendizaje del alumno, son los materiales y planes de estudio.
Las asesorías son sesiones de trabajo en las que el alumno se auxilia del asesor o de sus compañeros en la producción del conocimiento. No se trata de clases en el sentido tradicional ni de conferencias, sino de una dinámica de participación en la internalización y expresión de lo aprendido. Las funciones de la asesoría son : => Complemento de la información. ^ Aclaración de dudas y allanamiento de dificultades con el contenido o las actividades. ^ Problematización de los contenidos. ^ Incorporación al trabajo colectivo. De acuerdo con estas funciones, las asesorías son un apoyo que la academia ofrece de manera ocasional y en los horarios adecuados. La duración y frecuencia de las asesorías dependerá de la disponibilidad de los asesores, con el único requisito de ser convenidas entre asesor y alumno y registradas en un instrumento de control ante dirección.
En la medida en que la academia fuera consolidándose, habría que tenderse al establecimiento de una biblioteca que concretara y pusiera a disposición de los alumnos los materiales de estudio y otros recursos didácticos que integren un acervo especializado para el sistema.
Pssst es un ideal que funciona en la teoría, nadie espera que funcione en la practica total.